PRÉAMBULE
Le présent Règlement Intérieur est établi en application de l'Article 28 des Statuts de l'IANEL. Il complète et précise les modalités pratiques de fonctionnement de l'Institut sans pouvoir y contrevenir. En cas de contradiction entre une disposition du présent Règlement et les Statuts, ces derniers prévalent en toutes circonstances.
Le Règlement Intérieur s'applique à l'ensemble des membres, organes, pôles opérationnels, Sections Nationales et partenaires de l'IANEL, sur l'ensemble du territoire continental où l'Institut est actif.
Dossier d'adhésion
Toute demande d'adhésion est adressée au Bureau Exécutif Continental par voie électronique ou postale. Elle comprend :
Pour les personnes physiques :
- Le formulaire d'adhésion officiel dûment rempli et signé
- Une copie numérisée ou originale d'une pièce d'identité en cours de validité
- Un bref exposé de motivation (5 à 10 lignes) + preuve de paiement de cotisation
Pour les personnes morales :
- Le formulaire d'adhésion institutionnel + statuts de la structure + récépissé d'existence légale
- Lettre de désignation du représentant mandaté + preuve de paiement
Instruction et délai de traitement
Le Bureau Exécutif Continental dispose d'un délai de 30 jours à compter de la réception du dossier complet pour notifier sa décision. L'absence de réponse dans ce délai vaut acceptation tacite, sous réserve du paiement de la cotisation.
En cas de refus, le candidat peut, dans les 15 jours suivant la notification, adresser un recours écrit au Président du CA, dont la décision est définitive.
Carte et attestation de membre
Tout membre admis reçoit, dans les 30 jours suivant son admission : une carte de membre annuelle (identité, catégorie, section nationale, numéro unique) et une attestation d'appartenance signée par le Directeur Exécutif Continental.
Registre des membres
Le Secrétaire Général tient un registre numérique sécurisé des membres (identité, coordonnées, catégorie, cotisations, section, décisions disciplinaires). Ce registre est confidentiel, accessible aux seuls membres du BEC et du CA.
Grille des cotisations annuelles
La grille est fixée par l'AGO sur proposition du CA, différenciée par catégorie de membre et par zone géographique africaine selon quatre groupes basés sur l'IDH (PNUD), mis à jour annuellement.
| Groupe | Pays concernés | Principe tarifaire |
|---|---|---|
| Groupe A | Pays à revenu élevé & non-africains individuels | Tarif plein |
| Groupe B | Africains à IDH élevé ou moyen-élevé | Tarif standard |
| Groupe C | Africains à IDH moyen | Abattement significatif |
| Groupe D | Africains à faible IDH | Abattement maximal |
Modalités de paiement
La cotisation est due au 1er janvier pour les membres existants, et à la date d'admission pour les nouveaux membres (au prorata si adhésion après le 30 juin). Modes acceptés : virement bancaire, mobile money, chèque. Un reçu numéroté est délivré dans les 10 jours ouvrables.
Gestion des impayés
| Échéance | Action |
|---|---|
| 31 mars | 1ère relance écrite — délai de régularisation 30 jours |
| 30 juin | 2ème relance — mise en demeure avant le 31 août |
| 31 août | Réputé démissionnaire de plein droit |
La réintégration est possible dès régularisation complète des arriérés.
Convocation des Assemblées Générales
Les convocations sont adressées à tous les membres à jour de cotisation par courriel et/ou affichage numérique officiel, au minimum 21 jours calendaires avant la date fixée, avec : date, heure, lieu/lien de connexion, mode de tenue, ordre du jour complet. Les documents de travail sont mis à disposition 7 jours avant la réunion.
Représentation et procurations
Tout membre actif absent peut se faire représenter par un autre membre porteur d'un pouvoir écrit signé. Chaque membre présent ne peut détenir plus de deux pouvoirs. Les pouvoirs sont remis au Secrétaire Général avant l'ouverture de la séance.
Procès-verbaux
Chaque AG donne lieu à un PV rédigé par le Secrétaire Général, approuvé par le Président du CA et contresigné par deux scrutateurs désignés en début de séance. Le PV mentionne : date, lieu, mode, présences, quorum, ordre du jour, résumé des débats, résolutions et résultats des votes. Il est communiqué à tous les membres dans les 30 jours.
Fonctionnement du Conseil d'Administration
Le CA se réunit au moins deux fois par an (session de printemps et session d'automne), convoqué avec 15 jours de préavis. Quorum : majorité simple des membres du CA. En cas de non-atteinte, une seconde convocation est lancée dans les 10 jours sans condition de quorum. Décisions à la majorité simple ; voix du Président prépondérante en cas d'égalité.
Attributions du Directeur Exécutif Continental
- Représentation légale de l'IANEL dans tous les actes courants, sur le continent et à l'international
- Exécution des décisions du CA et de l'AGO ; coordination et supervision de l'ensemble des pôles du BEC
- Signature des conventions, contrats et protocoles dans les limites de délégation fixées par le CA
- Rend compte au CA de sa gestion au moins deux fois par an
Attributions du Responsable Administratif et Financier
- Tient la comptabilité générale et prépare le budget prévisionnel annuel
- Cosigne avec le Directeur Exécutif les dépenses au-delà du seuil fixé par le CA
- Gère la collecte des cotisations, la relation bancaire et la tenue du registre financier des membres
Seuils d'autorisation des dépenses
| Seuil | Autorisation requise |
|---|---|
| Jusqu'à 100 000 FCFA | Décision du Responsable de Pôle concerné |
| 100 001 — 1 000 000 FCFA | Décision du Responsable Administratif et Financier |
| 1 000 001 — 5 000 000 FCFA | Double signature Directeur Exécutif + RAF |
| Au-delà de 5 000 000 FCFA | Autorisation préalable du CA |
Ces seuils sont révisables annuellement par le CA en fonction de l'évolution du budget.
Vacance de poste au BEC
En cas de vacance (démission, décès, incapacité, révocation), le CA pourvoit au remplacement provisoire dans les 30 jours. La confirmation définitive intervient lors de la prochaine AGO ou, si l'urgence l'exige, en session extraordinaire.
Création d'une Section Nationale
Initiée par au moins 5 membres actifs résidant ou opérant dans l'État concerné. Le dossier comprend : lettre de demande, plan d'action national (12 mois), proposition de Coordinateur National et déclaration de conformité aux statuts et RI. Le CA statue dans les 60 jours. En cas d'approbation, une Charte de Section Nationale est signée.
Fonctionnement des Sections Nationales
- Tient une assemblée nationale annuelle ; produit un rapport annuel transmis au BEC avant le 31 janvier
- Reverse au BEC une contribution financière continentale selon la Charte de Section
- Adapte les programmes au contexte national, avec validation préalable du BEC pour toute adaptation substantielle
Suspension et fermeture d'une Section Nationale
Une Section peut être suspendue par le CA en cas de : non-respect persistant des statuts/RI après mise en demeure, absence de rapport annuel pendant deux années consécutives, activité contraire à la mission de l'IANEL. La fermeture définitive est prononcée par l'AGO sur proposition du CA.
Organisation interne des pôles
Chaque pôle est dirigé par un Responsable désigné par le CA sur proposition du Directeur Exécutif. Chaque pôle dispose d'une feuille de route annuelle, d'un budget propre validé par le CA et d'un système de reporting trimestriel transmis au Secrétaire Général.
Coordination inter-pôles
Une réunion mensuelle de coordination réunit tous les Responsables de Pôles sous la présidence du Directeur Exécutif. Elle assure cohérence entre pôles, partage des avancées, validation des livrables et préparation des rapports au CA. Un compte-rendu est diffusé dans les 5 jours ouvrables.
Manquements disciplinaires
- Non-respect des statuts, du RI ou des décisions des organes compétents
- Atteinte à l'image, à la réputation, aux valeurs ou aux intérêts de l'IANEL
- Divulgation non autorisée d'informations confidentielles
- Utilisation abusive des ressources, du nom ou des outils de l'IANEL ; concurrence déloyale ou sabotage
Procédure disciplinaire
- Signalement : par écrit au Directeur Exécutif ou au CES
- Instruction : le CA désigne un rapporteur ; le membre mis en cause est informé par écrit
- Audition : convocation avec 15 jours de préavis ; le membre peut se faire assister et transmettre des observations écrites
- Décision : CA à la majorité des deux tiers. Sanctions : avertissement → suspension 1 à 6 mois → exclusion définitive
- Recours : 30 jours pour recours devant l'AGO ; suspensif pour l'exclusion, non pour les mesures conservatoires
Communication officielle
Seul le BEC (via le Responsable Communication ou le Directeur Exécutif) est habilité à s'exprimer publiquement au nom de l'IANEL. Tout membre souhaitant s'exprimer en tant que représentant doit obtenir une autorisation écrite préalable.
Identité visuelle et usage du nom
L'utilisation du nom IANEL, du sigle, du logo et de la charte graphique est réservée aux communications officielles ou expressément autorisées par le BEC. Toute utilisation commerciale ou dans un appel de fonds requiert l'autorisation écrite du Directeur Exécutif.
Propriété intellectuelle
Les outils, protocoles, programmes, publications et contenus numériques développés par l'IANEL ou avec ses ressources sont sa propriété intellectuelle exclusive. Les membres bénéficient d'une licence d'utilisation non exclusive, non transférable et non commerciale dans le strict cadre des activités de l'IANEL. Toute exploitation commerciale requiert un accord écrit du Directeur Exécutif.
Protection des données personnelles
L'IANEL traite les données personnelles conformément aux lois applicables et aux principes de la Charte africaine des droits numériques. Le Secrétaire Général est le responsable de traitement. Tout membre dispose d'un droit d'accès, de rectification et de suppression de ses données, exercé par écrit auprès du BEC.
Confidentialité
Sont confidentiels : les délibérations et documents internes non publics du CA/BEC, les données nominatives des membres et bénéficiaires, les résultats préliminaires de recherche, les informations financières non publiées, et toute information expressément qualifiée comme telle par le BEC. L'obligation de confidentialité s'applique pendant la durée du mandat/adhésion et pendant 3 ans après sa cessation.
Conventions de partenariat
Tout partenariat est formalisé par une convention écrite signée par le Directeur Exécutif Continental et le représentant habilité du partenaire, précisant : objet, durée, obligations réciproques, modalités financières, propriété intellectuelle, clause de résiliation et droit applicable. Toute convention dépassant le seuil fixé par le CA est soumise à son approbation préalable.
Conflits d'intérêts
Tout membre d'un organe se trouvant en situation de conflit d'intérêts — réel, potentiel ou apparent — doit le déclarer avant la délibération et s'abstenir de participer au vote. Le Secrétaire Général consigne les déclarations dans un registre dédié.
Procédure de modification
Le RI peut être modifié par décision du CA à la majorité des deux tiers de ses membres, sous réserve de ratification par la prochaine AGO. Tout projet de modification est communiqué aux membres du CA au moins 15 jours calendaires avant la réunion, et aux membres actifs dans les 30 jours suivant l'adoption.
Entrée en vigueur & Distribution
Le présent RI entre en vigueur à la date de sa ratification par l'AGO de l'IANEL. Dès son adoption, il est mis à disposition de l'ensemble des membres sur les espaces numériques officiels et remis à tout nouveau membre lors de son admission.
Adopté par le Conseil d'Administration le _________________ · Ratifié par l'AGO le _________________
Nom : _______________________
Signature & Date
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